上海半丁数码是一家专注于数字化领域服务的企业，深耕数码技术研发、数字化项目实施及相关技术支持等业务。公司凭借专业的技术团队、丰富的行业经验以及对市场需求的敏锐洞察，为金融、医疗、教育、制造等多个行业的客户提供定制化的数字化解决方案。在长期的发展过程中，公司始终秉持 “技术驱动、客户至上” 的理念，致力于通过前沿的数码技术助力客户实现业务升级与数字化转型，赢得了广大客户的高度认可与良好口碑。

项目背景

随着上海半丁数码业务规模的持续扩大以及承接项目数量的不断增加，传统的项目管理模式逐渐暴露出诸多问题，已难以满足公司高效运营与项目高质量交付的需求。

在项目沟通方面，各部门之间、项目成员之间以及公司与客户之间的信息传递多依赖于邮件、即时通讯工具等零散方式，导致信息不对称、沟通延迟等情况频发，重要项目信息易丢失或遗漏，极大影响了沟通效率。

项目进度管控上，缺乏直观、实时的进度跟踪手段，项目负责人难以准确掌握各任务的推进情况，无法及时发现任务延误问题并采取有效措施，常常出现项目延期交付的情况。

资源调配方面，由于对人力、设备、物料等资源的使用情况缺乏清晰的统计与分析，资源分配不合理、资源闲置或资源冲突等问题时有发生，降低了资源利用效率，增加了项目成本。

此外，项目文档管理混乱，不同版本的文档难以有效区分与管控，项目风险也无法及时识别与评估。为解决上述问题，提升项目管理水平与效率，上海半丁数码决定引入 Eywe 项目管理软件，对公司项目管理流程进行全面优化与升级。

解决方案

1、软件适配与需求梳理

1. 组建专项实施小组，由公司 IT 部门、项目管理部门及核心业务部门骨干人员组成，明确各成员职责，负责 Eywe 项目管理软件实施的全流程工作。

2. 实施小组与 Eywe 软件实施顾问进行深入沟通，详细介绍公司的业务模式、项目类型、现有管理流程及痛点需求。实施顾问结合公司实际情况，对 Eywe 软件的功能模块进行梳理与适配，确定可直接应用的核心功能及需要个性化定制的功能。

3. 开展全面的需求调研工作，通过问卷调查、访谈等方式收集各部门及项目成员对项目管理软件的具体需求，形成详细的需求清单，作为软件配置与定制开发的依据。

2、系统配置与定制开发

1. 基础配置：根据公司组织架构，在 Eywe 软件中搭建完善的组织架构体系，包括部门设置、岗位配置及人员权限分配，确保不同角色的员工能够获取相应的操作权限与项目信息。同时，配置项目类型、项目阶段、任务类型等基础数据，规范项目管理的基础标准。

2. 核心功能配置：

• 沟通协作模块：搭建统一的项目沟通平台，支持项目沟通、任务评论等功能，实现项目信息的实时传递与共享。设置重要信息提醒机制，确保关键信息不被遗漏。

• 进度管理模块：建立可视化的项目进度看板，采用甘特图等形式直观展示项目各任务的计划时间、实际进度、依赖关系等。支持任务分解与分配，明确各任务负责人及完成时限，实现对项目进度的实时跟踪与管控。

• 资源管理模块：录入公司人力、设备、物料等资源信息，建立资源库。通过软件对资源的使用情况进行实时统计与分析，实现资源的合理分配与调度，避免资源闲置与冲突。

• 文档管理模块：搭建集中式的项目文档库，支持文档的上传、下载、版本控制、权限管理等功能。实现文档与项目任务、项目阶段的关联，方便项目成员快速查找与使用相关文档。

1. 个性化开发：针对公司特殊的业务需求，如特定行业项目的流程管控、定制化的报表统计等，联合 Eywe 软件实施顾问进行个性化功能开发，确保软件能够完美契合公司的业务场景。

数据迁移与系统测试

1. 数据迁移：对公司传统项目管理模式下的历史项目数据，如项目基本信息、任务清单、文档资料、人员信息等进行整理与清洗，确保数据的准确性与完整性。制定详细的数据迁移方案，在 Eywe 软件实施顾问的协助下，将整理好的数据顺利迁移至新系统中，并进行数据校验，确保迁移后数据无误。

2. 系统测试：组织专项测试小组，对配置与开发完成的 Eywe 软件进行全面测试。测试内容包括功能测试、性能测试、兼容性测试、安全性测试等。模拟实际项目管理场景，对软件的各项功能进行逐一验证，发现问题及时反馈给实施顾问进行修改优化，直至软件满足公司的使用要求。

人员培训与上线推广

1. 制定分层级的培训计划，根据不同岗位员工的职责与需求，开展针对性的培训。对项目负责人、部门管理者进行高级功能培训，重点讲解项目规划、进度管控、资源调配、报表分析等功能；对普通项目成员进行基础操作培训，包括任务接收与执行、沟通协作、文档上传与下载等。培训方式采用线上课程、线下实操演练、案例分析等多种形式相结合，确保员工能够熟练掌握软件的使用方法。

2. 选取 1-2 个典型项目作为试点，率先在试点项目中上线使用 Eywe 软件。安排实施小组成员全程跟进试点项目，及时解决员工在使用过程中遇到的问题，收集员工的使用反馈。根据试点项目的运行情况，对软件及管理流程进行进一步优化完善。

3. 在试点项目取得成功后，逐步在公司所有项目中推广使用 Eywe 软件。通过内部宣传、经验分享会等方式，提高员工对软件的认可度与使用率，确保软件能够全面落地应用。

运维支持与持续优化

1. 建立完善的运维支持体系，由公司 IT 部门联合 Eywe 软件实施顾问提供日常运维服务。设立专门的运维热线与服务邮箱，及时响应员工的问题咨询与故障报修，确保软件的稳定运行。定期对软件系统进行维护与升级，修复系统漏洞，提升系统性能。

2. 定期组织项目管理部门、各业务部门及软件实施顾问召开沟通会议，回顾软件的使用情况，收集员工在实际应用中发现的问题与改进建议。结合公司业务发展的新需求以及 Eywe 软件的版本更新情况，对软件功能与项目管理流程进行持续优化，不断提升项目管理效率与质量。