大友迅捷科技是一家专注于企业数字化转型服务的高新技术企业，成立以来始终聚焦 IT 解决方案研发、项目落地实施及技术运维支持等核心业务。公司服务领域覆盖金融、制造、医疗等多个行业，凭借专业的技术团队、丰富的项目经验及高效的务体系，为近千家企业提供了定制化的数字化转型服务，在行业内树立了良好的品牌口碑。

目前，公司拥有员工两百余人，其中技术研发及项目实施人员占比超 70%，具备从需求分析、架构设计到项目交付、后期维护的全流程服务能力。随着业务规模的持续扩大，公司承接的项目数量逐年递增，项目类型也日趋复杂，对项目管理的精细化、高效化提出了更高要求。

项目背景

在业务快速发展的过程中，大友迅捷科技在项目管理方面逐渐暴露出一系列问题，制约了项目交付效率和质量的提升，主要体现在以下几个方面：

1. 项目协同效率低：各项目组之间、项目组内部成员之间缺乏统一的沟通协作平台，信息传递多依赖邮件、即时通讯工具等，存在信息滞后、遗漏、失真等问题，跨部门协作时尤为明显，导致任务衔接不畅。

2. 进度管控难度大：项目任务拆分不够细致，进度节点不明确，管理人员难以实时掌握项目各环节的推进情况，无法及时发现进度滞后问题，往往在问题积累到一定程度后才察觉，错失调整时机。

3. 资源分配不合理：公司内部人力、设备等资源缺乏统一的管理和调度机制，资源信息不透明，导致部分项目资源过剩，而部分关键项目资源紧缺，资源利用率低，影响项目整体进度。

4. 数据沉淀与分析不足：项目过程中的各类数据（如任务完成情况、工时消耗、问题处理记录等）分散在不同的文档或系统中，未能有效整合沉淀，无法为项目复盘、流程优化及后续项目决策提供有力的数据支撑。

为解决上述问题，提升项目管理水平，保障项目高效交付，大友迅捷科技决定引入专业的项目管理软件，经过多方调研与评估，最终选择 Eywe 项目管理软件作为解决方案。

解决方案

（一）核心目标

通过实施 Eywe 项目管理软件，构建统一、高效、可视化的项目管理平台，实现项目全生命周期的规范化管理，提升项目协同效率、强化进度管控、优化资源配置、完善数据沉淀与分析，进而提高项目交付质量和客户满意度。

（二）Eywe 项目管理软件核心功能模块应用

1. 项目规划与任务管理模块

◦ 项目启动阶段，管理人员可在 Eywe 系统中创建项目，明确项目目标、范围、时间节点及交付成果。依据 WBS（工作分解结构）方法，将项目拆解为可执行的具体任务，并设定任务负责人、起止时间、优先级及依赖关系。

◦ 任务负责人可实时更新任务进度（如未开始、进行中、已完成等），系统自动计算任务完成率。当任务出现延期风险时，系统会向负责人及相关管理人员发送提醒通知，便于及时采取措施调整。

2. 沟通协作模块

◦ 建立项目专属沟通空间，支持文字、图片、文档等多种形式的信息共享与互动。任务相关的讨论可直接关联至对应任务页面，实现 “任务 - 沟通 - 反馈” 的闭环管理，避免信息碎片化。

◦ 支持文档在线上传、版本管理及权限控制，项目成员可根据权限查阅、编辑相关文档，确保文档的统一性和安全性，减少因文档版本混乱导致的工作失误。

3. 进度可视化与管控模块

◦ 利用系统的甘特图功能，直观展示项目各任务的时间安排、依赖关系及进度状态。管理人员可通过甘特图快速识别进度偏差，灵活调整任务计划。

◦ 设置项目关键里程碑，当里程碑达成或出现延期时，系统自动推送通知至相关人员，确保项目整体方向不偏离。

4. 资源管理模块

◦ 构建公司资源池，录入人力、设备等资源信息，包括资源类型、技能特长、可用时间等。在项目规划阶段，管理人员可根据任务需求，从资源池中快速匹配并分配合适资源。

◦ 系统实时监控资源使用情况，显示资源负荷率，避免资源过度分配或闲置浪费。当资源需求发生变化时，可通过系统进行资源的重新调度与协调。

5. 数据统计与分析模块

◦ 系统自动采集项目全流程数据，生成多维度统计报表，如项目进度报表、任务完成情况报表、资源利用率报表、问题处理报表等。

◦ 通过数据可视化图表（如柱状图、折线图、饼图等），直观呈现项目运行状态及管理效果。管理人员可基于这些数据进行项目复盘，总结经验教训，优化项目管理流程，为后续项目决策提供数据支持。

（三）实施流程

1. 需求调研与方案细化（第 1-2 周）：成立专项实施小组，与大友迅捷科技各部门负责人及项目核心成员进行深入沟通，进一步明确其在项目管理中的具体需求和痛点，结合 Eywe 软件功能，细化实施方案和功能配置计划。

2. 系统部署与环境搭建（第 3 周）：根据细化方案，Eywe 技术团队完成软件的服务器部署、系统配置及测试环境搭建，确保系统能够适配大友迅捷科技的现有 IT 环境。

3. 人员培训（第 4-5 周）：分层次开展系统培训工作，包括针对管理人员的系统管理与数据分析培训、针对项目成员的任务操作与协作功能培训，确保相关人员熟练掌握系统使用方法。

4. 数据迁移与初始化（第 6 周）：协助大友迅捷科技完成历史项目数据、资源信息、人员信息等的整理与迁移工作，进行系统初始化设置，确保系统上线后可快速投入使用。

5. 试运行与问题优化（第 7-8 周）：选取 2-3 个典型项目进行系统试运行，收集项目成员在使用过程中遇到的问题和建议，实施小组及时进行问题排查与功能优化调整。

6. 正式上线与持续支持（第 9 周起）：在试运行无重大问题后，系统正式上线运行。实施小组提供为期 3 个月的现场及远程技术支持，确保系统稳定运行。后续根据公司业务发展需求，提供系统升级与功能拓展服务。

（四）风险防控与保障措施

1. 风险防控：针对实施过程中可能出现的数据迁移丢失、人员接受度低、系统与现有业务适配不佳等风险，提前制定应对预案。如安排专人负责数据迁移的校验工作，加强培训效果考核，建立快速问题响应机制等。

2. 保障措施：成立由 Eywe 项目负责人、技术骨干及大友迅捷科技项目对接人组成的专项小组，全程跟进实施进度。建立定期沟通会议制度，每周召开项目例会，同步实施进展，解决遇到的问题，确保项目按计划推进。